Tietosuojaseloste

  1. Rekisterin nimi
    LAURA-rekrytointijärjestelmä
  2. Rekisterin pitäjän nimi ja yhteystiedot sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot
    Suomen Pankki
    Y-tunnus: 0202248-1 PL 160
    00101 Helsinki

    Rekisteristä vastaavan yhteystiedot
    Antti Vuorinen
    Sähköposti: antti.vuorinen(at)bof.fi
    Puh: +358 9 1831 (vaihde)

    Tietosuojavastaava
    Pasi Hänninen
    tietosuojavastaava(at)bof.fi
    +358 9 1831 (vaihde)
  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
    Rekisteri on Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan käytössä työnantajatehtävien hoitoa varten. Sen avulla vastaanotetaan ja käsitellään työhakemuksia.
    Rekisterin käyttötarkoituksena on:
    • ilmoittaa työnhakijoille Suomen Pankissa ja Finanssivalvonnassa avoinna olevista viroista
    • käsitellä dokumentti- ja videohaastattelumuodossa olevia hakemuksia virkojen täyttämistä varten
    • asioida työnhakijoiden kanssa, mm. tietojen lähettäminen hakuvaiheista
    • laatia työnhakijoiden ilmoittamista tiedoista vertailutaulukko
    • kerätä pankin sisäisten hakijoiden avoimista hakemuksista avointen hakemusten pankki (ilmoittautuminen työkiertoon)
    • raportoida henkilöstön rekrytointiin liittyviä tunnuslukuja, esim. avointen tehtävien lukumäärä Suomen Pankissa ja Finanssivalvonnassa ja saapuneiden hakemusten lukumäärä
  4. Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
    Rekisteröityjen ryhmät:
    • Työnhakijat

    Henkilötietoryhmät:
    • Hakijan yksilöintitiedot (nimi, syntymäaika, lähiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli (ko. tieto vain tilastointia varten))
    • Hakijan koulutustiedot (peruskoulutus, suoritetut tutkinnot ja niiden ala, opintojen suoritusvuosi, keskeneräisten opintojen valmius, kielitaito ja kurssit)
    • Hakijan työkokemus (kolmen työ/virkasuhteen tiedot, työnantaja, työ/virkasuhteen kesto ja lyhyt tehtäväkuvaus)
    • Oma esittely (työnhakijan vapaamuotoinen esittely itsestään, osaamisestaan ja työkokemuksestaan), videotallenne hakijan ja haastattelijan videoista. Kuvan ja äänen lisäksi rekisteriin tulee tieto tapahtuman päivämäärästä ja kellonajasta
    • Avoin sisäinen hakemus sisäiseen työkiertoon (rekisteriin tallentuvat tiedot, jotka henkilö antaa itsestään).

    Työnhakijat tallentavat itseään koskevat tiedot hakemuslomakkeella rekisteriin. Hakemukset, jotka on toimitettu muulla tavoin kuin LAURA-järjestelmän kautta, tallennetaan järjestelmään manuaalisesti.

    Henkilöstön rekrytoimisesta vastaavat esimiehet ja rekrytoinneista vastaavat henkilöstöasiantuntijat merkitsevät rekisteriin rekrytointiprosessiin liittyviä tietoja, esim. rekrytointiprosessin eteneminen, haastatteluihin ja henkilöarviointiin kutsutut ja virkaan valitun henkilön nimitieto ja luotettavuusselvityksen ja työhöntulotarkastuksen vaihe.

    Rekrytoinnista vastaava esimies tai hänen valtuuttamansa henkilö vastaavat viran täyttämiseksi tarvittavien lisätietojen tallentamisesta järjestelmään. Tietojen tallentamisessa huomioidaan rekrytointiin liittyvä lainsäädäntö, mm. laki Suomen Pankin virkamiehistä, tietosuoja-asetus, laki yksityisyyden suojasta työelämässä ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta.
  5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
    Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia. Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin. Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja ulkopuolisille.

    Rekrytointijärjestelmää hallinnoin LAURA rekrytointi Oy ja videopalvelua hallinnoi RecRight Oy, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.
  6. Tieto mahdollisesta henkilötietojen siirrosta kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
    Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle.
  7. Henkilötietojen säilytysaika tai tämän ajan määrittämiskriteerit
    Työnhakijan hakemus säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta hakemuksen jättämisestä tai hakijan tekemästä päivityksestä. Sisäiseen työkiertoon ilmoittautuneiden henkilöiden avoimet hakemukset poistuvat rekisteristä kahden vuoden kuluttua niiden tallentamisesta tai päivittämisestä, ellei hakija jatka säilytysaikaa.

    Videopalvelusta (RecRight Oy) tiedot poistetaan kaksi vuotta videon tekemisen jälkeen.

    Virkaan valitun henkilön hakutiedot säilytetään Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan diaareissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla.

    Arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.
  8. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
    Henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan käytetään riskit huomioon ottaen asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia. Tällaisia toimia ovat turvallisten laitetilojen käyttö sekä hallinnolliset ja tekniset tietoturvaratkaisut.
  9. Rekisteröidyn oikeudet
    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
    • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
    • peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
    • tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
  10. Lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tietojen antamiseen ja seuraukset tietojen antamatta jättämisestä
    Jos hakija ei toimita tarvittavia henkilötietoja, hänen hakemustaan ei voida käsitellä.